Raporty, które przestają zajmować czas
Każda firma ma swoje dane - niewielu wie, jak sprawić, żeby te dane pracowały same. Konfigurujemy procesy raportowania tak, by działały bez ręcznego udziału.
Porozmawiajmy o Twoim przypadkuJak wyglądał jeden konkretny projekt
Firma produkcyjna z Trójmiasta co miesiąc spędzała ponad trzy dni robocze na zbieraniu danych z czterech różnych systemów - ERP, arkuszy Excel, CRM i zewnętrznego narzędzia do płatności. Każdy dział dostarczał dane w innym formacie, a końcowy raport zarządczy powstawał przez kopiowanie i wklejanie.
Po analizie ich struktury danych i realnych potrzeb raportowych ustawiliśmy połączenia między systemami, zdefiniowaliśmy reguły agregacji i skonfigurowaliśmy harmonogram automatycznych raportów. Teraz raport pojawia się w skrzynce zarządu każdego pierwszego dnia miesiąca - bez żadnego ręcznego działania ze strony zespołu.
Cztery etapy, które zmieniły cykl raportowania
- 1 Audyt istniejących źródeł danych i formatów wyjściowych z każdego systemu
- 2 Mapowanie przepływu danych i definicja reguł łączenia rekordów
- 3 Konfiguracja połączeń i testowanie spójności danych na próbkach historycznych
- 4 Wdrożenie harmonogramu i przekazanie dokumentacji do zespołu klienta
Nie szablon - konfiguracja pod konkretną strukturę danych
Jeden specjalista przez cały projekt
Nie pracujesz z anonimowym supportem ani rotującym zespołem. Ta sama osoba, która zrobiła audyt, konfiguruje system i odpowiada na pytania po wdrożeniu. Kontekst projektu nie ginie między handoffami.
Dopasowanie do istniejących narzędzi
Nie wymagamy zmiany systemów. Pracujemy z tym, co już masz - niezależnie od kombinacji narzędzi.
Dokumentacja, nie czarna skrzynka
Każda konfiguracja jest opisana tak, żebyś mógł ją zrozumieć i samodzielnie modyfikować w przyszłości.
Elastyczny zakres współpracy
Możemy zająć się jednym procesem albo całym ekosystemem raportowania - zakres ustala się na początku, nie narzuca z góry.
Co opisują klienci po roku pracy razem
„Przestałam myśleć o raportach jako o czymś, co trzeba zrobić. Po prostu są - i są dokładne."
„Najbardziej cenię to, że mogę napisać z pytaniem i dostać odpowiedź od kogoś, kto zna nasz system od podszewki."
„Zaczęliśmy od jednego raportu. Po kilku miesiącach zautomatyzowaliśmy pięć procesów, bo widzieliśmy, że to działa."
Czego można się spodziewać w praktyce
Pierwsza rozmowa dotyczy tego, jak teraz wygląda raportowanie - nie tego, jak powinno wyglądać idealnie. Interesują nas konkretne narzędzia, częstotliwość, odbiorcy raportów i miejsca, gdzie coś regularnie się sypie.
- 01 Rozmowa wstępna - mapujemy aktualny proces i identyfikujemy wąskie gardła
- 02 Propozycja zakresu - opisujemy, co i jak zautomatyzujemy, z uzasadnieniem każdej decyzji
- 03 Konfiguracja i testy - pracujemy na danych testowych, potem na rzeczywistych, z Twoim udziałem
- 04 Przekazanie i wsparcie - dokumentacja, szkolenie i dostępność po wdrożeniu
„Nasze dane są zbyt specyficzne, żeby dało się to zautomatyzować"
To zdanie słyszymy często - i rozumiemy, skąd się bierze. Specyficzna struktura danych rzadko jest przeszkodą techniczną. Częściej jest to kwestia tego, że wcześniejsze próby automatyzacji były zbyt generyczne i nie uwzględniały wyjątków, które w każdej firmie istnieją.
Złożoność nie dyskwalifikuje projektu. (Czasem ją wręcz ułatwia) - bo skomplikowane procesy mają zwykle dobrze zdefiniowane reguły, które można precyzyjnie odwzorować. Problemy pojawiają się przy danych chaotycznych, nie przy danych złożonych.
Kiedy warto porozmawiać wcześniej niż później
Jeśli Twój zespół poświęca regularnie czas na ręczne przygotowywanie raportów, które mają stały format - to wystarczający powód, żeby sprawdzić, czy da się to zmienić. Nie trzeba najpierw "posprzątać danych" ani wdrożyć nowego systemu. Zaczynamy od tego, co jest.
Czas, który znika w raportach zamiast w decyzjach
Raportowanie finansowe powinno dostarczać informacji, a nie pochłaniać zasoby. Gdy specjalista ds. finansów spędza piątek na kopiowaniu danych między arkuszami, to nie jest problem organizacyjny - to problem konfiguracyjny. Dane istnieją. Brakuje połączeń między nimi.
Nie zajmujemy się każdym aspektem finansów firmy. Skupiamy się na jednej rzeczy: na tym, żeby dane finansowe trafiały do właściwych ludzi we właściwym czasie - bez ręcznego pośrednictwa. To wąski zakres, ale w wielu firmach właśnie tam tracony jest czas, który mógłby iść gdzie indziej.
Efekt końcowy