Polityka przechowywania danych

Ostatnia aktualizacja: 17 czerwca 2024

1. Wprowadzenie

Niniejsza Polityka przechowywania danych opisuje zasady, według których lodogyo gromadzi, przechowuje i usuwa dane osobowe oraz inne informacje przetwarzane w ramach świadczonych usług. Celem niniejszego dokumentu jest zapewnienie przejrzystości w zakresie okresu, przez jaki dane są przechowywane, oraz powodów, dla których jest to konieczne.

Polityka ta stanowi uzupełnienie naszej Polityki prywatności i dotyczy wszystkich danych przetwarzanych za pośrednictwem platformy lodogyo.pro.

2. Zakres stosowania

Niniejsza polityka ma zastosowanie do:

danych osobowych klientów i użytkowników usług,
danych technicznych i dzienników systemowych,
danych finansowych i rozliczeniowych,
komunikacji i korespondencji prowadzonej za pośrednictwem platformy,
danych generowanych w toku korzystania z usług automatyzacji raportowania finansowego.

3. Kategorie danych i okresy przechowywania

3.1 Dane konta użytkownika

Dane niezbędne do prowadzenia konta użytkownika, w tym dane identyfikacyjne i dane logowania, są przechowywane przez cały czas trwania relacji usługowej. Po zakończeniu umowy lub usunięciu konta dane te są usuwane w ciągu 90 dni, o ile przepisy prawa nie wymagają ich dłuższego przechowywania.

3.2 Dane finansowe i rozliczeniowe

Dokumentacja finansowa, w tym faktury, potwierdzenia płatności i historia transakcji, jest przechowywana przez okres 7 lat od daty wystawienia dokumentu. Wynika to z wymogów związanych z prowadzeniem dokumentacji księgowej i podatkowej.

3.3 Dane komunikacyjne

Wiadomości wymieniane za pośrednictwem platformy, w tym zapytania do specjalistów i odpowiedzi, są przechowywane przez okres 3 lat od daty ostatniej wiadomości w danym wątku. Dane te mogą być potrzebne do rozstrzygania sporów i zapewnienia ciągłości obsługi.

3.4 Dzienniki techniczne i dane diagnostyczne

Logi systemowe, dane o sesjach, adresy IP oraz inne dane techniczne generowane automatycznie są przechowywane przez okres 12 miesięcy. Dane te służą do diagnozowania błędów, zapewnienia bezpieczeństwa systemu i analizy wydajności.

3.5 Dane analityczne

Zagregowane i zanonimizowane dane analityczne dotyczące korzystania z usług mogą być przechowywane bezterminowo, ponieważ nie zawierają informacji umożliwiających identyfikację konkretnych osób.

3.6 Dane marketingowe i zgody

Informacje o zgodach marketingowych oraz preferencjach komunikacyjnych są przechowywane przez cały czas aktywności konta, a po jego zamknięciu przez dodatkowy okres 3 lat w celu udokumentowania zgodności z obowiązującymi przepisami.

4. Tabela okresów przechowywania

Kategoria danych	Okres przechowywania	Podstawa przechowywania
Dane konta użytkownika	Czas trwania umowy + 90 dni	Realizacja umowy
Dane finansowe i rozliczeniowe	7 lat	Obowiązek prawny
Komunikacja z użytkownikiem	3 lata od ostatniej wiadomości	Uzasadniony interes
Dzienniki techniczne	12 miesięcy	Uzasadniony interes
Dane analityczne (zanonimizowane)	Bezterminowo	Uzasadniony interes
Zgody marketingowe	Czas trwania umowy + 3 lata	Obowiązek prawny / uzasadniony interes
Dane kandydatów do pracy	12 miesięcy od zakończenia rekrutacji	Uzasadniony interes

5. Podstawy prawne przechowywania danych

Dane są przechowywane wyłącznie wtedy, gdy istnieje ku temu uzasadniona podstawa. Stosujemy następujące podstawy prawne:

Realizacja umowy - przechowywanie danych jest niezbędne do świadczenia zamówionych usług,
Obowiązek prawny - przepisy prawa wymagają przechowywania określonych kategorii danych przez wskazany czas,
Uzasadniony interes - przechowywanie danych służy ochronie praw, bezpieczeństwu systemu lub rozstrzyganiu sporów,
Zgoda - użytkownik wyraził dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych w określonym celu.

6. Procedury usuwania danych

6.1 Automatyczne usuwanie

System lodogyo stosuje automatyczne procedury usuwania danych po upływie zdefiniowanych okresów przechowywania. Dane są trwale usuwane lub nieodwracalnie anonimizowane w sposób uniemożliwiający ich ponowną identyfikację.

6.2 Usuwanie na wniosek użytkownika

Użytkownik ma prawo złożyć wniosek o usunięcie swoich danych przed upływem standardowego okresu przechowywania. Wniosek taki zostanie rozpatrzony w ciągu 30 dni od jego otrzymania. Usunięcie danych może być niemożliwe lub ograniczone w zakresie, w jakim dane muszą być przechowywane na podstawie obowiązujących przepisów prawa.

6.3 Usuwanie kopii zapasowych

Dane zawarte w kopiach zapasowych systemu są usuwane zgodnie z harmonogramem rotacji kopii zapasowych, który nie przekracza 90 dni po usunięciu danych z systemów produkcyjnych.

7. Przechowywanie danych przez podmioty trzecie

W przypadku gdy przetwarzanie danych jest zlecane podmiotom trzecim działającym na nasze zlecenie, wymagamy od nich stosowania standardów przechowywania danych zgodnych z niniejszą polityką. Podmioty te są zobowiązane umownie do usuwania danych po upływie okresu, na który zostały im powierzone.

8. Bezpieczeństwo przechowywanych danych

Dane przechowywane przez lodogyo są chronione za pomocą odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, w tym:

szyfrowania danych w spoczynku i podczas transmisji,
kontroli dostępu opartej na zasadzie minimalnych uprawnień,
regularnych audytów bezpieczeństwa i testów penetracyjnych,
monitorowania i rejestrowania dostępu do danych wrażliwych.

9. Prawa użytkownika

W związku z przechowywaniem danych użytkownikowi przysługują następujące prawa:

Prawo dostępu - możliwość uzyskania informacji o przechowywanych danych,
Prawo do sprostowania - możliwość poprawienia nieaktualnych lub błędnych danych,
Prawo do usunięcia - możliwość żądania usunięcia danych z zastrzeżeniem obowiązków prawnych,
Prawo do ograniczenia przetwarzania - możliwość ograniczenia zakresu przetwarzania danych,
Prawo do przenoszenia danych - możliwość otrzymania danych w ustrukturyzowanym formacie.

Wnioski dotyczące realizacji powyższych praw należy kierować na adres: [email protected]

10. Zmiany w polityce przechowywania danych

Niniejsza polityka może być okresowo aktualizowana w celu odzwierciedlenia zmian w przepisach prawa, praktykach operacyjnych lub strukturze świadczonych usług. O istotnych zmianach użytkownicy będą informowani za pośrednictwem poczty elektronicznej lub komunikatu wyświetlanego na platformie. Data ostatniej aktualizacji jest zawsze widoczna na początku dokumentu.

Dalsze korzystanie z usług po wprowadzeniu zmian oznacza akceptację zaktualizowanej polityki.

11. Kontakt

W przypadku pytań dotyczących niniejszej polityki lub sposobu przechowywania danych prosimy o kontakt:

Adres e-mail: [email protected]
Telefon: +48 41 346 12 34
Adres korespondencyjny: Lubczykowa 2a/1, 81-589 Gdynia, Polska